Dr. Jörg Oltrogge
Berater und Coach für zukunftsfähige Mobilitätslösungen
Fahrzeug-Zulassung
Prozesse und Organisation optimieren
Die Prozesse und auch die Organisation sind oftmals mehr als 10 Jahre alt. Häufig fehlen die Impulse zur Anpassung und damit der Wechsel von Ist zum Soll und auch zu neuen, dynamischen und jungen Organisationsstrukturen. Modernisierung sollte möglichst aus der Sicht des Kunden neu gedacht werden, auch mit gezielter Technologie-Integration.
Digitalisierung ausbauen
Es gibt immer mehr Möglichkeiten, papiergebundenen Abläufe digital zu ersetzen. Das betrifft die eingesetzte Software, die Unterschrift des Kunden, die Ablage der Dokumente, aber auch die Kommunikation mit dem Kunden. Diese Veränderung zu gestalten und zu etablieren ist eine Kunst, die die direkt Beteiligten und Führungskräfte gemeinsam angehen sollten.
Prozesse und Organisation innovativ und gemeinsam entwickeln
Nutzen Sie Ihr gesamtes Potenzial
Jeder kennt die Situation. Ich brauche schnell ein Auto für mich privat oder für meine Firma. Die letzte Fahrzeugzulassung liegt schon 8 Jahre und mehr zurück. Wie ging das damals, wie geht das heute mit dem Handy oder via Internet? Ich kann doch Bücher und Waren aller Art über das Internet bestellen, wieso ist das bei der Zulassung in der deutschen Verwaltung noch nicht möglich?
Das sind typische und auch verzweifelte Fragen, und die Politik bemüht sich seit Jahren, den rechtlichen Rahmen dafür zu schaffen, dass dies digital ablaufen kann. Aber das allein ist für die Zulassungsbehörden der Städte und Landkreise nicht ausreichend.
Es gibt zwei sich ergänzende Wege:
Einerseits können die analogen Prozesse und die zugehörige Organisation optimiert werden. Anderseits ist der Ausbau der Digitalisierung eine große Chance, verbunden mit dem Einsatz besserer IT und entsprechender Technologie.
Meiner Erfahrung nach sollten Sie nicht nur einen Weg gehen, sondern beide.
Digitalisierung ausbauen
Leichter gesagt als getan?
Neue IT-Geräte, Scanner oder auch Video-Konferenzen sind wichtig. Aber Digitalisierung von Prozessen, Produkten und Services zu entwickeln ist eine große Herausforderung und kann nicht einfach eingekauft werden!
Der Weg vom Ist zum Soll / zum Ziel bedeutet permanente Entwicklung, ein strukturiertes Zusammenwirken der eigenen Belegschaft mit den Führungskräften und ggf. auch externen Partnern. Es dauert mehr als ein Jahr und ein Nachlassen in einem Jahr bedeutet häufig eine Verdoppelung der Anstrengung im nächsten. Der Weg ist das Ziel und messbare Zwischenerfolge und externe Anerkennung erhöhen die Motivation!
Es werden die vorhandenen digitalen Services geklärt. Welche Unterstützungshilfsmittel sind im Einsatz (z.B. Scanner für Kundenunterlagen)? Welche Form der Archivierung der Kundenunterlagen gibt es? Gibt es für den Kunden die Chance das Kfz-Kennzeichen digital zu reservieren und auch ein Zufallskennzeichen? Wird i-Kfz angewandt?
Darauf aufbauend werden weitere Digitalisierungschancen herausgefiltert. Welche größeren Kundengruppen gibt es, mit denen die Digitalisierung beidseits Effizienzvorteile erbringt? Wo kann durch Geräteeinsatz der analoge Verfahrensschritt durch einen digitalen ersetzt werden (z.B. Unterschriftspads)? Wo gestatten einem die Normen des Gesetzgebers (z.B. FZV) den sofortigen Einsatz digitaler Features und unterstützender Geräte und Software?
Digitalisierung gemeinsam entwickeln – Schritt für Schritt zum Erfolg
1. Impulse setzen und Potenziale entdecken
Zuerst ein Kennenlernen der betroffenen Abteilungen und Teams, um die Kenntnisse zu den vorhandenen digitalen Services zu festigen und die gemeinsamen Vorstellungen und Anregungen zur digitalen Fahrzeugzulassung zu erfassen. Dabei wird die i-Kfz-Konzeption des Bundes besprochen und auch geklärt, woran sie bisher scheiterte. Hat die eingesetzte Zulassungs-Software die Konzeption des Bundes ausreichend unterstützt?
2. Best-Practice-Orientierung
Klären von Vorbildern im relevanten Verwaltungsumfeld, bei Nachbar-Kreisen und Städten oder den Zulassungsbehörden im Deutschen Städtetag oder Deutschen Landkreistag.
3. Entwicklung einleiten
Workshops zur: (a.) gemeinsamen Entwicklung der Abteilungs-Ziele zur Digitalisierung für die Kunden und die Belegschaft; (b.) Klären der übergeordneten Ziele der Stadt / des Landkreises; (c.) Anpassung der Abteilungsziele mit Blick auf die Stimmigkeit zu denen der obersten Leitung der Stadt; (d.) Klärung des Machbaren, Entwicklung der Umsetzungsmaßnahmen und Ziele.
4. Digitalisierung etablieren
Festlegen der jährlichen Ziele, eines mehrjährigen Terminplans für die Umsetzungsmaßnahmen und des stetigen Verbesserungsprozesses.
Prozesse und Organisation optimieren
Es ist immer ein langer Weg, um zum Besseren zu gelangen.
Trotz eines einheitlichen Rechtsrahmens (z. B. FZV) unterscheiden sich Abläufe und Organisationen in vielen Zulassungsbehörden erheblich voneinander. Ohne klare und strukturierte Abläufe sowie eine passende Organisation werden sämtliche Optimierungsversuche scheitern, wie auch der Transfer der Prozesse in die digitale Welt.
Die einzelnen Verfahrensschritte vom Eintritt des Kunden bis zum Erhalt der Zulassungsdokumente können auf unterschiedliche Weise dargestellt werden: etwa durch Prozessabläufe mithilfe von IT-Tools, strukturierte Tabellenformate oder auch schematischere Beschreibungen mittels Metaplan-Techniken.
Entscheidend bei der Auswahl des jeweiligen Hilfsmittels sind die gewünschte Wirkung, die Verständlichkeit für die betroffenen Beschäftigten, die geplante Anwendung und die Frage, ob eigene Mitarbeitende oder externe Kräfte diese Handhabung übernehmen sollen.
Ein besonders hilfreiches Element bei der Organisation ist außerdem die Messung der Bearbeitungsgeschwindigkeit für die Erstellung der einzelnen Zulassungsdokumente, die Erfassung des Umfangs der Organisation von der Sachbearbeitungsebene bis zur Abteilungsleitung sowie eine klare Definition der Verantwortlichkeiten auf den einzelnen Ebenen.
So erreichen Sie eine schlanke und wirkungsvolle Organisation mit richtig guten Abläufen:
1. Impulse und Potenziale entdecken
Zuerst ein Kennenlernen der betroffenen Abteilungen und Teams, um die Kenntnisse zu den Abläufen und zu der Organisation zu erfassen, die Art der Prozessablaufdokumentation gemeinsam festzulegen und auch die pragmatischen Vorstellungen zur Verbesserung und zum Soll-Ablauf. Für die Organisation ist es wichtig zu klären, wer welche Verantwortung trägt, wohin Kunden gesteuert werden bei denen das Endergebnis nicht ausreichend schnell erreicht wird und wie mit Personalausfällen umgegangen werden kann. Wo sind die Bottlenecks und woher kommen größere Störungen?
2. Best-Practice-Orientierung
Klären von Vorbildern im relevanten Verwaltungsumfeld, bei Nachbar-Städten und Kreisen oder den Zulassungsbehörden im Deutschen Städtetag oder Deutschen Landkreistag.
3. Entwicklung einleiten
Workshops zur: (a.) gemeinsamen Beschreibung der bedeutenden Ist-Abläufe und Organisation; (b.) Klären der übergeordneten Vorstellung der obersten Leitung hinsichtlich der Effizienz und der relevanten Kennzahlen; (c.) Beschreiben der Soll-Abläufe und Organisationsveränderungen auch mit Blick auf die Veränderungsmöglichkeiten der eingesetzten Software und die messbaren Verbesserungen; (d.) Klärung des Machbaren bei Veränderungsschritten vom Ist- zum Sollablauf und der Soll-Organisation; entwickeln der erreichbaren Ziele und der Messgrößen
4. Soll-Prozess und Organisationsanpassungen etablieren
Festlegen eines Jahres-Terminplans für die Umsetzungsmaßnahmen, die Verantwortlichen und den unterjährigen Verbesserungsprozess
Mein Leitbild, meine Erfahrung
Entwicklungen, Innovationen und Veränderungen habe ich in meiner über 22 jährigen Zeit als LBV-Geschäftsführer auf Basis einer offenen, ziel- und leistungsorientierten Zusammenarbeit mit allen Betroffenen erreicht, orientiert an einer christlichen und werteorientierten Haltung.
Mir ist es wichtig, nachhaltige und praxistaugliche Lösungen zu entwickeln, die nicht nur effizient und kundenorientiert sind, sondern auch von den Menschen in Unternehmen und Verwaltungen aktiv mitgetragen werden.
Der direkte Austausch und die Einbindung aller Beteiligten sind für mich essenziell – ob bei der Gestaltung neuer Prozesse oder in der Umsetzung strategischer Entscheidungen. … mehr lesen
Parkraum-Management und Elektromobilität
Mobilitätsflächen sind mehr als nur Parkplätze – ihre Lage, Größe und Zugänglichkeit müssen stetig an neue Mobilitätsformen angepasst werden. Der Wandel der Antriebsarten schreitet voran und wird Städte und Landkreise in den nächsten 5 Jahren stark beeinflussen. Verwaltung und Politik müssen jetzt handeln.
Digitalisierung und Wandel
Die smarten Einsatzmöglichkeiten von Handys und Sensoren entwickeln sich rasant. Städte und Landkreise müssen diese und andere IT-Technologien nicht nur integrieren, sondern aktiv gestalten. Wie können Städte und Kommunen jetzt handeln, um sich die Kontrolle zu sichern und zukunftsfähig zu werden?
Kontakt
Sie möchten mir schreiben? Ich freue mich über Ihre Nachricht!
Bitte senden Sie mir eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten und inhaltlichen Vorstellungen an:
Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen zurück, wenn Sie mögen auch telefonisch!